Få styr på dit arbejdsliv – inden ferien!

Pernille Hjortkjær

Marlie Hede | Ekspert i tidsoptimering, effektivsering og 100% udnyttelse af dine ressourcerVokser to-do listerne sig uendeligt lange, er overblik en by i Rusland og er ferien lige rundt om hjørnet, så er der en god chance for, at du mærker frustrationerne indtage din krop.

Heldigvis har vi en løsning til dig. Dagens ekspert gæsteblogger, Marlie Hede, er på banen med konkrete og effektive værktøjer, der giver dig et bedre overblik i din arbejdsdag.

Her fortæller hun om en tre-trins-raket, der får dig afsted på ferie – med masser af overskud.

Spilder du også tiden?

Vidste du

  • at vi gennemsnitligt bruger 6 uger hvert år på at lede efter noget, vi ved vi har, men ikke kan huske, hvor vi har gjort af?
  • at vi har en opgave i hånden op til 16 gange, før vi løser den?
  • at vi åbner en mail gennemsnitligt 6 gange før vi handler på den?

De fleste af os har altså gode muligheder for at arbejde endnu mere effektivt.

Slut med tidsspilde

– få styr på dit arbejdsliv inden ferien.

I det her blogindlæg får du en effektiv tre-trins-raket til at komme i bund med opgaverne og afsted på ferie – med overskud og god samvittighed.

Okay. Lad os antage at du har 5 arbejdsdage til inden ferien. Du er lidt (meget) stresset over arbejdsbyrden. Frustreret fordi du mangler et overblik over opgaverne, og du er i tvivl om der er tid nok til at nå i bund på inden de 5 dage er gået.

Så er det nu, du skal sætte dig ned og tage en tur i den effektive tre-trins-raket.

 

TRIN 1: Overblik

Allerførst så skal du danne dig et overblik, så du ved præcist, hvilke opgaver som ligger og venter. Det gør du ved at skrive alle dine to-dos ned på post-it blokke. Vælg en god størrelse, min 5 x 5 cm, så der er god plads til at skrive.

Der er tre krav, som skal opfyldes for hver enkelt to-do:

  • Der må kun stå én opgave pr. post-it note
  • Når du skriver opgaven, så start med ring, skriv, køb, hent osv.
  • På hver post-it note skriver du opgavens forventede varighed. Eksempelvis 2 min., 10 min. eller 2 timer

 

TRIN 2: Prioritering

I andet stop skal du prioritere de mange post-it notes, så du til sidst har 4 bunker:

  1. Opgaver, som kan vente til efter ferien
  2. Opgaver, som kan uddelegeres til andre
  3. Opgaver, der tager under 5 minutter at løse
  4. Opgaver, der tager over 5 minutter at løse.

Når du prioriterer dine to-dos, så skal du være kritisk. Jo større arbejdsbyrden er, jo vigtigere er det, at du er opmærksom på, hvilke opgaver der faktisk godt kan vente til efter ferien, selvom du gerne vil have dem ryddet af vejen nu.

 

TRIN 3: Planlægning

Nu har du et klart overblik over omfanget af opgaver. Allerede her vil mange føle, at de får mere ro og overskud. Det sidste trin er dog ikke mindre vigtigt. For nu skal alle opgaverne planlægges, så du ved præcist, hvor du starter, og hvor du slutter.

I vores eksempel har du 5 arbejdsdage a x antal timer, så nu kan du begynde at få styr på, hvornår opgaverne helt konkret skal udføres.

Planlæg opgaverne i følgende rækkefølge, så er du snart klar til ferien:

  1. Alle opgaver, som kan vente til efter ferien, sættes i din kalender eller dit opgavesystem i forhold til den specifikke dag, du har tænkt dig at løse dem.
  2. Opgaver, som du har valgt at uddelegere overdrages til en eller flere personer.
  3. De resterende opgaver hænger du op på væggen under de arbejdsdage der er at gøre med. For eksempel mandag, tirsdag etc. Noter hvor mange arbejdstimer du har til rådighed de enkelte dage
  4. Fordel dine opgaver henover dagen, så der er en god spredning i opgaver, der tager over og under 5 min. at løse.

Når du planlægger, så udfyld højst 40 – 60 % af din arbejdsdag. De uforudsete opgaver fylder i udgangspunktet en stor del af arbejdstiden. Det glemmer vi ofte, fordi vi planlægger mere optimistisk end realistisk.

Hvis du sidder med en stor bunke af post-it notes tilbage, så vurder igen om nogle opgaver er nødt til at vente til efter ferien, eller om du kan få hjælp af en kollega.

Du har nu et visuelt overblik over dine opgaver inden ferien, og du har en klar plan for, hvornår du skal udføre dem.

Klar til ferie

Hver dag, når du møder på arbejde, inden ferien, er det første du gør at kigge på din plan. Hold dig hele tiden til planen og den rækkefølge du har bestemt. Det er rigtig nemt at blive fristet til at løse en lidt nemmere opgave først.

Når du har udført en opgave, så fjerner du post-it noten fra væggen. Så oplever du hurtigt, hvordan du mentalt bliver mere og mere klar til at holde ferien, i takt med at du kommer i bund med dine opgaver.

Ingen billede – ingen handlinger
Slørede billeder – tøvende handlinger
Klare billeder – bestemte og effektive handlinger

”The Management of time” af James T. McCay

 

Rigtig god ferie

Marlie Hede

 


Marlie Hede – Få overblikket tilbage

Marlie Hede | Ekspert i tidsoptimering, effektivsering og 100% udnyttelse af dine ressourcerMarlie Hede er eksperten, der får dig til at udnytte dit fulde potentiale. Hvad enten du vil have en mere effektiv arbejdsdag, karrieren på rette spor eller have overblikket tilbage i dit arbejdsliv.

Hun skaber resultater gennem optimering af forretningsgange og optimal anvendelse af de menneskelige ressourcer i virksomhederne.

Marlie hede har selv en lang karriere fra blandt andet tøjbranchen og en fortid som CEO i en af Skandinaviens største pigetøjsbrands.

Hun kender om nogen til behovet for at effektivisere og optimere i en travl hverdag.

Marlie Hede arbejde med alt fra store internationale brands, til små iværksætter virksomheder. Fælles for hendes kunder er ambitionen om at ville gøre en forskel og udvikle sig. Ambitioner, der kræver at kalenderen er overskuelig, tiden udnyttes optimalt og målene er sat op fra starten.

Læs mere om hvordan Marlie Hede kan hjælpe dig videre her:

Brugbart? Del det med dit netværk!

Leave a Comment

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>
*
*